Definito da sempre conservatore e scarsamente dotato in materia di tecnologia, il legale ha dimostrato negli ultimi tempi una netta inversione di tendenza. 

Il report “2021 The Future ready lawyer” pubblicato l’anno scorso da Wolters Kluwer mette ben in evidenza, dati e statistiche alla mano, come gli Studi legali, spinti anche dalle stringenti aspettative dei clienti, si sono resi conto dell’importanza crescente della tecnologia per migliorare i servizi offerti ai clienti, l’operatività, la produttività e l’efficienza.  

Gli strumenti del legale innovativo

• Customer Relationship Management o più comunemente CRM. Usato per la gestione dei profili di clienti acquisiti e potenziali, per la raccolta d’informazioni che li riguardano, esigenze ed aspettative. Strumento che rappresenta la visione dello studio/dipartimento legale, strettamente legato alla strategia dello stesso, alla comunicazione; il cliente viene posto al centro dell’attenzione nei rapporti B2B e B2C.  
• Contract Management System. Permette di organizzare i documenti digitali e digitalizzati e di crearne di nuovi, anche in forma collaborativa. È divenuto oramai uno strumento imprescindibile che consente la creazione e la gestione in serie di contratti standard (ad es. Contratti di locazione, la gestione della privacy, contratti di compravendita, distribuzione e agenzia, mandati a vendere….) ma non solo. Permette altresì` l’ottimizzazione dei processi di autorizzazione/approvazione dei template contrattuali, la razionalizzazione del sistema IT e il coordinamento/comunicazione tra i diversi dipartimenti (legali, business, vendite ecc.). Vuoi saperne di più? Ne abbiamo già parlato in questo articolo. Buttaci un occhio!
• Workflow. Ogni processo è costituito da una sequenza di tasks da completare per raggiungere un obiettivo predefinito e passare alla fase successiva. È evidente che l’organizzazione automatizzata e coordinata secondo modelli prestabiliti di compiti e persone coinvolti in un processo lavorativo permette un’esecuzione efficace ed efficiente dei processi , assicurando trasparenza e controllo.
• Firma elettronica. Assicura una drastica diminuzione dei tempi nella raccolta della firma (sia interna che esterna allo studio o azienda) e quindi nella conclusione dei contratti. Non si deve più` inviare il documento, scaricarlo, stamparlo, firmarlo, ricaricarlo ed inviarlo. O almeno non si dovrebbe più` fare! La firma elettronica dovrebbe essere per tutti la conditio sine qua non perché` si possa parlare d’innnovazione e perché `si possa pensare di proiettarsi verso il futuro, piuttosto che restare ancorati ad un passato che in questo caso non comporta alcun beneficio. 
• Gestione posta certificata. Un aspetto fondamentale e delicato.

L’adozione di questi e altri strumenti ha dimostrato una maggiore efficienza, riduzione dei tempi e costi, rapidita` di azione e reazione. 

Organizzazione interna e gestione del cliente diventano dinamiche, agili; non solo data-oriented come potrebbe sembrare a prima vista ma anche e soprattutto human-oriented. 

La tecnologia infatti aumenta la trasparenza e la collaborazione nei rapporti (ne abbiamo parlato anche qui), lascia spazio a prestazioni di valore e facilita l’adozione di contratti relazionali.

Libera tempo da compiti di routine, ripetitivi e non di concetto permettendo la delivery di servizi di qualità, compliant e che maggiormente si avvicinano a quelle che sono le aspettative e i bisogni dei clienti. 

L’opportunità di adottare questi strumenti in modo integrato e coordinato rende l’ufficio legale pronto e recettivo all’innovazione. L’utilizzo di un framework in grado di supportare l’integrazione di questi strumenti in modo end to end e sinergico riduce le frizioni interne e facilita l’adozione.

Con Trakti vogliamo facilitare il percorso di digitalizzazione ed essere partner dei legali aziendali. Contattaci e/o schedula una demo con noi potremmo disegnare un percorso di adozione di queste tecnologie su misura per te grazie alla nostra piattaforma di Smart Legal Contract Management.