A causa dell’incertezza persistente, le aziende devono considerare modi per ridurre le spese aumentando allo stesso tempo la redditività. Uno dei modi più importanti per raggiungere questo obiettivo è attraverso una gestione contrattuale efficace. In questo articolo, esamineremo come l’automazione possa ridurre i costi amministrativi grazie a una gestione contrattuale più efficiente.
Quando pensiamo ai contratti aziendali, è probabile che vengano in mente i contratti con i fornitori. Sebbene i contratti con i fornitori rappresentino la maggior parte dei contratti in un’azienda, ci sono numerosi altri tipi che non devono essere trascurati, come i contratti con i clienti, i contratti HR e i contratti di locazione.
Una gestione contrattuale efficace in ciascuna di queste aree può avere un impatto significativo sulla riduzione dei costi e sulla redditività.
Secondo KPMG,
“la capacità di gestire sistematicamente la formazione, l’esecuzione e l’analisi dei contratti è fondamentale per la gestione del rischio, le performance finanziarie e l’efficienza operativa.”
Tuttavia, se non si dispone di una soluzione integrata di gestione dei contratti, non si riuscirà a ottenere il controllo sui propri contratti e, di conseguenza, a sbloccare la redditività dell’azienda.
Come l’automazione può ridurre i costi amministrativi grazie a una gestione contrattuale migliore
Per controllare correttamente le spese e i flussi di cassa e ridurre i costi, ogni fase del ciclo di vita di un contratto deve essere gestita con attenzione. Senza il controllo e la visibilità sui contratti, ci si espone a molti rischi.
Ad esempio, si potrebbe perdere delle scadenze cruciali, non essere informati su rinnovi automatici, essere vulnerabili a non conformità da parte dei fornitori, non essere consapevoli di importanti termini e condizioni contrattuali, o addirittura non rispettare gli obblighi contrattuali. Tutti questi fattori possono avere un impatto significativo sulla redditività.
Si rischia di perdere scadenze e rinnovi contrattuali importanti se non si ha il controllo e la visibilità sui propri contratti. Nel caso dei contratti con i fornitori, ciò potrebbe significare che un contratto venga rinnovato automaticamente prima di avere la possibilità di rinegoziare le condizioni che permetterebbero di aumentare il flusso di cassa.
In alternativa, ci si potrebbe vincolare a un fornitore che non ha rispettato ripetutamente i propri doveri contrattuali. Se un contratto con un cliente scade senza che tu ne sia consapevole, potresti finire per perdere ricavi significativi che avrebbero avuto un impatto importante sulla redditività futura della tua azienda. A seconda dell’importanza del contratto, potresti essere costretto a colmare il vuoto rapidamente.
Oltre al risparmio sui costi, l’automazione riduce anche il carico amministrativo per i team legali e di approvvigionamento, consentendo loro di concentrarsi su compiti più strategici. La gestione manuale dei contratti spesso richiede molto tempo per la redazione, la revisione e il monitoraggio degli accordi, il che può rallentare le operazioni aziendali e aumentare i costi del lavoro. Automatizzando processi routine come la creazione dei contratti, le approvazioni e i controlli di conformità, le organizzazioni possono snellire i flussi di lavoro e garantire coerenza tra gli accordi. Ciò non solo migliora l’efficienza, ma riduce anche il rischio di errori umani, che possono portare a dispute costose o a opportunità mancate.
I contratti automatizzati possono contribuire alla redditività della tua azienda
Molti contratti di lavoro, ad esempio, prevedono un periodo di prova o di revisione iniziale, dopo il quale le condizioni cambiano. Senza visibilità su scadenze imminenti come queste, rischi di prevedere erroneamente i costi generali per i mesi successivi o di perdere un’opportunità per rivedere le performance del personale. Con le scadenze e i rinnovi dei contratti che rappresentano una fonte comune di perdita di ricavi, è facile capire perché “la maggiore capacità di gestire i rinnovi dei contratti” sia stata identificata come il principale vantaggio dei sistemi di gestione dei contratti in un recente sondaggio di Levvel Research.
È possibile stabilire date precise contro i contratti quando vengono creati utilizzando un sistema di gestione dei contratti. Ciò assicura che tu venga notificato in anticipo riguardo ai rinnovi e alle scadenze imminenti. Anche se non specifichi date di promemoria particolari, il sistema ti invierà promemoria a intervalli pre-determinati, garantendo che tu non perda mai denaro prezioso dai clienti, non resti legato a contratti con fornitori indesiderati o non perda l’opportunità di rinegoziare i contratti.
I contratti contengono una grande quantità di dati personali, quindi questi dati devono essere gestiti in modo conforme. I costi derivanti dalla non conformità nella gestione dei dati potrebbero essere notevoli. Le soluzioni di gestione dei contratti come Trakti automatizzano la gestione di questi dati per garantire che tu rimanga conforme. Un sistema di gestione dei contratti con capacità di report avanzate valuta tutte le aree dei costi contrattuali e ti consente di adattare le tue strategie per massimizzare la redditività.
Come accennato in precedenza, il controllo e la visibilità sui contratti sono fondamentali per sbloccare la redditività. Questo è uno dei modi in cui l’automazione può ridurre i costi amministrativi attraverso una migliore gestione contrattuale.
