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Una delle fasi fondamentali durante la conclusione di un contratto con un nuovo fornitore è il processo di negoziazione. Negoziare termini e condizioni prima di firmare l’accordo è infatti essenziale per intraprendere una collaborazione soddisfacente e in linea con le vostre esigenze.
Quando il processo di negoziazione avviene all’interno di un software CLM smart e compliance, sia voi che il vostro fornitore avete la possibilità di accelerare la fase di creazione del contratto e di seguire tutte le fasi del suo ciclo di vita in modo rapido ma controllato. E dato che il tempo è denaro, sempre più aziende si affidano a soluzioni del genere (alcune ricerche stimano che la categoria dei software CLM stia crescendo del 15-20%!*), aumentando il volume dei contratti senza aumentare il personale.
Standardizzare i contratti: vince chi fa prima meglio.
Standardizzare i contratti ormai è una vera e propria esigenza per un’azienda in espansione, sia perché riduce drasticamente i costi amministrativi complessivi, migliorando la qualità del lavoro dei dipendenti, sia perché agevola la tracciabilità delle informazioni e dei dati sensibili, semplificandone l’archiviazione e la gestione.
Detto ciò, bisogna stare attenti a standardizzare nel modo corretto, per evitare di generare delle gabbie contrattuali. Se, ad esempio, creaste un modello contrattuale PDF (o in qualsiasi altro formato non editabile) personalizzato sulle vostre esigenze, esso non garantirebbe un processo di negoziazione equo per entrambe le parti. Ciò non significa che la controparte rinuncerebbe a negoziare, ma che le trattative avverrebbero in modo frammentato e incontrollabile, via mail o al telefono, causando la dispersione di dati sensibili ed eludendo del tutto i vostri standard contrattuali. In altre parole, più che semplificare il contract management, aggiungereste un grado di difficoltà nella gestione dei nuovi fornitori.
Il goal pertanto non è fare la “lotta degli standard”, ma implementare un sistema flessibile che possa modularsi in base alle vostre esigenze e a quelle di fornitori, clienti e collaboratori.
E se invece è il vostro fornitore a sottoporvi un contratto in PDF? Gestire il processo di negoziazione con i fornitori in modo agile
In questo caso più che nel precedente, occorre affidarsi ad un software CLM che generi contratti digitali o smart legal contracts tanto efficienti quanto flessibili.
Trakti è una piattaforma intelligente che automatizza le fasi negoziali, contrattuali e gestionali delle imprese supportando l’intero ciclo di vita dei contratti.
Esistono due modi differenti per ovviare alla situazione descritta sopra, garantendovi il pieno controllo del processo di negoziazione su Trakti:
- Creare un termsheet personalizzato per gestire l’intera trattativa (termini di pagamento, durata del contratto, rinnovi etc.), al quale il vostro fornitore potrà allegare il suo template contrattuale. In questo modo, entrambi potrete tenere traccia della negoziazione, senza che il vostro fornitore rinunci alla sua soluzione.
- In alternativa, in caso di collaborazioni più durature, potreste persuadere il vostro fornitore a farvi anticipare il proprio modello contrattuale, che verra’ da voi analizzato e composto/integrato nel vostro con un sistema di track changes, permettendovi così di gestire la trattativa in corso e quelle future attraverso un’unica piattaforma smart. Questa seconda opzione non solo permetterebbe di avere un approccio completamente digitale ma inoltre migliorerebbe la comunicazione di problemi e richieste, che avverrebbe interamente sulla piattaforma anziché via email.
Pertanto, se la vostra azienda guarda al futuro, ma il vostro metodo di gestione dei contratti è ancora tradizionale, vi consigliamo di dare un’occhiata alla nostra sezione piani, attivando un periodo di prova gratuito.
