Ci sono diversi passaggi da seguire se si desidera semplificare l’onboarding dei fornitori e ridurre il rischio di controparte. Queste strategie possono aiutarti a impostare il processo e a migliorarne l’efficienza.
L’onboarding dei fornitori non è un processo uguale per tutti. Può essere complesso e per molte grandi imprese, possono essere necessari 3-6 mesi per completare l’onboarding di un nuovo fornitore. Trovare un modo per semplificare l’onboarding dei fornitori e ridurre il rischio di controparte, può migliorare la relazione e accelerare il processo.
Quando si esaminano le insidie comuni dell’onboarding dei fornitori, spiccano diverse sfide:
Approvazioni multiple: Approvazioni e negoziazioni svolte da più gruppi funzionali (ad esempio, approvvigionamento, legale, conformità) in modo sequenziale.
Lunghi tempi di negoziazione del contratto: Alcuni comunemente creano molteplici avanti e indietro della documentazione, anche dopo che i termini commerciali sono stati concordati.
Multipli Sistemi disparati: Alcuni usano sistemi multipli che in realtà non comunicano tra loro.
Più Sorgenti Dati: l’utilizzo di più sorgenti dati richiede la registrazione e l’archiviazione dei risultati.
Nel tentativo di accelerare l’onboarding dei fornitori, molte aziende sacrificano i controlli sui rischi. Ma nella nostra precedente discussione con Richard Evans di W2 Global Data, nostro partner per KYC / AML, viene spiegato perché questo può essere evitato attraverso l’utilizzo degli strumenti e della strategia giusti.
“Non solo la piattaforma consente l’accesso immediato ai dati, ma significa anche che partner come Trakti possono integrare le loro soluzioni nella piattaforma per fornire un percorso ancora più fluido e semplice per i clienti. In W2 ci sforziamo di aiutare i nostri clienti ad avere il massimo successo concentrandoci sul lavoro in partnership per costruire fiducia reciproca e aiutare “a rendere semplice il complesso”.
Richard Evans – Head of Customer Success at W2
Quando si tenta di semplificare l’onboarding dei fornitori e di ridurre il rischio di terze parti, è utile creare un programma di onboarding
Per raggiungere questo obiettivo, dovrai prima definire le politiche di valutazione e approvazione dei fornitori. Ciò significa determinare i parametri guida per coloro con i quali lavorerai e non lavorerai e mappare i passaggi per il tuo team e i potenziali fornitori.
L’introduzione di un processo di onboarding dei fornitori funziona anche se l’acquisto nell’organizzazione è decentralizzato. Consente la gestione del rischio e tutte le aree di rischio da gestire in un unico spazio. Non è necessario riesaminare i fornitori per ogni impegno, ma quello che si desidera ottenere è integrare Due Diligence e Restricted Party Screening nel tuo sistema di onboarding. Ogni volta che si copiano e incollano manualmente le informazioni fornite dai fornitori, si aumenta la possibilità di generare errori e si rallenta l’intero processo.
Un sistema che raccoglie in modo proattivo i dati da tutte le fonti disponibili e rilevanti, consente di ottenere un quadro completo del rischio esistente per ogni fornitore/impegno.
Non vuoi assolutamente che ci siano sistemi diversi per ogni regione. La maggior parte delle aziende oggi opera a livello globale, quindi il tuo sistema deve essere multilingue e comprendere le convalide fiscali e bancarie di ogni sede in cui si trovano i tuoi fornitori. Inoltre, il processo di onboarding dei fornitori dovrebbe essere abbastanza intuitivo da integrare KYC / AML, diversi punteggi di rischio e fattori di rischio complesso.
Ci sono alcuni passaggi aggiuntivi per creare un processo di onboarding dei fornitori più snello e ridurre il rischio di terze parti. Li tratteremo nella parte 2 di questo articolo.
Resta in contatto e se vuoi saperne di più, consulta la pagina “Funzionalità” del nostro sito.
