Prima di rispondere alla domanda se può o meno l’eSignature assicurare di firmare un contratto con successo, facciamo un passo indietro e definiamo che cos’è la firma elettronica o eSignature. Una firma elettronica fa riferimento a dati in formato elettronico, che sono logicamente associati ad altri dati in formato elettronico, e vengono utilizzati dal firmatario per sottoscrivere un contratto. È importate sottolineare che questo tipo di firma fornisce la stessa validità giuridica di una firma autografa, purché aderisca ai requisiti della normativa specifica in base alla quale è stata creata (eIDAS nell’Unione Europea).

I vantaggi di utilizzare l’eSignature sono diversi. In termini di customer experience è di certo molto impattante: essa infatti comunica a clienti, fornitori e nuovi assunti che la vostra azienda è smart ed eco-friendly, in quanto l’eSignature permette di firmare un contratto sempre e ovunque in formato digitale e non più cartaceo. Dal punto di vista amministrativo, grazie alla firma elettronica è possibile automatizzare il processo di firma, rendere il team di lavoro più efficiente e abbattere i tempi morti e i costi gestionali superflui.

Ma l’eSignature è sufficiente a firmare un contratto con successo? Scopriamolo insieme.

I limiti dei sistemi di firma elettronica

Negli ultimi anni sono nati diversi sistemi di firma elettronica, che permettono di superare i limiti della firma autografa. Tuttavia, se è vero che questo tipo di piattaforme riesce ad automatizzare il processo di firma, non è del tutto corretto affermare che grazie ad esse è possibile ottimizzare l’intero ciclo contrattuale.

Questo perché attraverso sistemi di firma elettronica è possibile fornire alla controparte un file PDF editabile in pochissimi campi, pronto per essere firmato. Ciò significa che qualora il vostro cliente o fornitore volesse negoziare i termini del contratto, sarebbe costretto a inviarvi una mail, contattarvi telefonicamente o addirittura fissare un appuntamento in presenza.

Viene da sé che queste azioni sarebbero causa di disorganizzazione, frammentazione delle informazioni e infine perdita di controllo sul processo contrattuale. Altro che ottimizzazione! Il tuo reparto amministrativo lavorerebbe il doppio per compensare l’inefficienza dello stesso sistema.

Sistemi di negoziazione dei contratti: una scelta smart, sostenibile e sicura

La soluzione migliore per firmare un contratto con successo è affidarsi a un sistema di negoziazione dei contratti, che integri la firma elettronica tra le sue funzionalità.

Trakti è la piattaforma più evoluta per la gestione delle contrattazioni e dei processi negoziali on line, permettendoti così di automatizzare non solo il processo di firma, ma anche le fasi negoziali, contrattuali e gestionali, supportando la tua azienda durante l’intero ciclo di vita dei contratti!

Dopo aver generato, rivisto e approvato il contratto, grazie al modulo eSignature* potrai:

• incorporare uno o più campi firma nei tuoi template contrattuali,
• avere più firmatari per ogni controparte,
• scegliere se firmare all’interno della piattaforma (grazie al comodo e pratico signature pad) oppure offline, scaricando il contratto in formato PDF per poi caricarlo in modo controllato.

Con Trakti la tua azienda si prepara a fare un passo verso un futuro più smart, sostenibile e sicuro: un mondo fatto di smart legal contracs! Scopri tutte le funzionalità di Trakti.

*La funzionalità di eSignature di Trakti è in conformità con l’“Electronic Identification and Trust Services Regulation” (910/2014 / CE) o eIDAS.