Difficilmente un fornitore apprezza ricevere contratti cartacei e dover gestire una montagna di documenti. Una volta compilati, questi devono essere scannerizzati o i dati devono essere inseriti manualmente, un processo lungo e inefficiente. Ecco perché sempre più aziende scelgono le firme digitali per garantire la conformità contrattuale.

Grazie alle firme elettroniche e ai moduli digitali, le aziende possono compilare i documenti in modo rapido e sicuro, senza la necessità di stampare o scansionare nulla. I dati vengono inviati automaticamente al fornitore, eliminando completamente l’uso della carta.

Le firme elettroniche sono utilizzabili in molti settori, ma devono rispettare le normative vigenti, come il Regolamento eIDAS (910/2014/EC), che uniforma l’uso delle identità digitali e delle firme elettroniche in Europa, contribuendo alla creazione di un Mercato Unico Digitale.

Questo regolamento semplifica le transazioni digitali, rendendole più sicure sia a livello nazionale che tra gli Stati membri dell’Unione Europea.

Integrare le firme digitali per la conformità contrattuale secondo eIDAS è uno dei principali vantaggi della soluzione di gestione contrattuale di Trakti.

Cos’è una firma digitale?

Partiamo dalle basi.

Una firma elettronica serve a garantire che la persona che firma sia effettivamente chi dice di essere e che comprenda il contenuto del contratto. Una firma elettronica affidabile ha lo stesso valore legale di una firma autografa o di un sigillo.
Con il termine firma digitale si indica anche il processo tecnico che la genera, collegando in modo sicuro la firma elettronica al firmatario.

eIDAS: la chiave per la conformità contrattuale a livello europeo

Il Regolamento eIDAS stabilisce che nessuna firma può essere rifiutata solo perché in formato elettronico, rendendo le firme digitali legalmente valide in tutta l’UE.

Questa normativa sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (regolamento eIDAS) è una pietra miliare per la creazione di un ambiente normativo prevedibile. Il regolamento eIDAS aiuterà le imprese, i cittadini e le autorità pubbliche a effettuare interazioni elettroniche sicure e senza interruzioni.

In particolare, il Regolamento eIDAS:

• permette a persone e imprese di utilizzare i propri sistemi nazionali di identificazione elettronica (eID) per accedere ai servizi pubblici online negli altri Paesi dell’UE;
• crea un mercato unico europeo per i servizi fiduciari, garantendo che abbiano la stessa validità legale dei documenti cartacei.

Questa certezza giuridica è essenziale affinché aziende e cittadini adottino con fiducia le interazioni digitali.

Firme digitali: sicurezza e trasparenza per la gestione dei contratti

Le soluzioni di gestione contrattuale con firme elettroniche offrono un livello di sicurezza superiore, garantendo trasparenza in ogni fase del processo e rilevando anche le minime modifiche o manomissioni.

Grazie alla firma digitale, il mittente non può negare di aver firmato il documento in caso di controversia. Questa garanzia di autenticità e non ripudio è essenziale per poter finalizzare i contratti in formato elettronico. Trakti ha stretto una partnership con Infocert, uno dei principali fornitori di servizi fiduciari qualificati, per offrire soluzioni di firma digitale conformi alla normativa eIDAS.

Grazie a questa collaborazione, gli utenti di Trakti possono accedere a un sistema di firma digitale legalmente vincolante, che garantisce autenticazione, integrità e non ripudio.

Questa integrazione semplifica il processo di firma, riduce il carico amministrativo e migliora l’efficienza complessiva della gestione contrattuale.

Come integrare le firme digitali nella gestione documentale?

Per garantire la conformità contrattuale, è fondamentale scegliere una soluzione affidabile.

Iniziamo a dare un’occhiata ad alcuni dei vantaggi dell’utilizzo Trakti per quanto riguarda la sicurezza.