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I Key Performance Indicators, o più brevemente KPIs, sono degli indicatori di prestazione che monitorano l’andamento di una data attività in relazione all’obiettivo (o agli obiettivi) da raggiungere. Nell’ambito del contract management, saper impostare, leggere e interpretare i KPI è fondamentale per elaborare una strategia di successo e per accertarsi che la propria azienda stia operando in modo efficiente. 

Trakti semplifica l’iter, permettendo il monitoraggio di KPI specifici, definiti per ogni modello contrattuale, all’interno di una dashboard, attraverso cui confrontare e analizzare i dati dei contratti in esecuzione!

6 KPI per contratti di successo

Quali sono i Key Performance Indicators da tenere d’occhio per ottenere contratti di successo? Per prima cosa dobbiamo fare una distinzione tra KPI ad alto livello e KPI a basso livello. I KPI ad alto livello si riferiscono ai macro-obiettivi aziendali, raggiungibili solo grazie ai KPI a basso livello, più ristretti, dipartimentali o addirittura individuali.

Ad esempio, in ambito vendite, per migliorare la personalizzazione del vostro programma di acquisizione (KPI ad alto livello), dovrete monitorare il tasso di risposta alla vostra campagna marketing, la crescita delle vendite e i cambiamenti nel mix di prodotti/servizi offerti (KPI a basso livello). Concentrarvi sui KPI a basso livello vi porterà ad aumentare la rilevanza dei vostri messaggi promozionali e a influenzare i comportamenti d’acquisto dei vostri clienti, migliorando di fatto l’acquisizione di nuovi contratti!

Tuttavia, anche se è possibile individuare i KPI contrattuali a basso livello più comuni in base settore in cui operate, ogni azienda ha la propria specificità, per cui il nostro consiglio è di personalizzarli in base alle vostre esigenze. Al contrario, i KPI contrattuali ad alto livello possono essere raggruppati in sei categorie: 

1. Valore annuo atteso del contratto (ACV)
   Monitora il valore di tutti i contratti attivi, i tassi di rinnovo, i ricavi dei contratti rinnovati e le perdite dei contratti disdetti.  
   
2. Valore residuo della rescissione del contratto (TRV)
   Previene eventuali perdite nelle entrate, dovute a fatture in sospeso, importi non fatturati e crediti. 
   
3. Variazione del valore rispetto al contratto originale (OVV)
   Indica le aree che necessitano di miglioramento, come ad esempio la comunicazione col cliente. Se il suo valore è inferiore al 5%, la prestazione è accettabile, se invece è superiore al 10% è inefficiente.
   
4. Frodi da parte della controparte.
   Essenziale per il risk management, rileva le possibili frodi durante le fasi più delicate della contrattazione. 
   
5. Compliance.
   Indica se i contratti necessitano di miglioramenti nella conformità, in particolare in termini di acquisizione, archiviazione e gestione. 
   
6. Qualità.
   Più semplice da monitorare per chi opera nel settore della produzione. Per le aziende di servizi spesso è relativa alla conformità rispetto alle specifiche di produzione, percentuale di contenziosi risolti e al tempo impiegato per risolverli.

All’interno di queste categorie, inoltre, ci sono 4 KPI “SMART”, ovvero specifici, misurabili, realistici, rilevanti e definiti in un dato lasso di tempo, che andrebbero monitorati costantemente: 

1. Durata del processo contrattuale, di cui vi avevamo già parlato.
2. Qualità costante, da garantire per tutta la durata del contratto.
3. Rispetto delle tempistiche, intese sia come tempi di consegna dei prodotti/servizi offerti che come tempestività nella gestione delle controversie.
4. Costi effettivi e quindi non solo relativi ai termini del contratto, ma anche all’efficienza dei tre punti elencati sopra.

KPI dashboard per confrontare e misurare i dati dei contratti

La pandemia in corso ha acuito l’esigenza di munirsi di uno strumento attraverso cui monitorare le performance contrattuali in remoto, da quelle delle risorse interne ai quelle di clienti e fornitori. Settare sin da subito gli obiettivi da raggiungere, inserirli all’interno del contratto e tenere traccia dell’andamento degli stessi è fondamentale per chiarire i rapporti con la controparte. 

Trakti semplifica il processo di confronto e analisi degli obiettivi, raggruppando i Key Performance Indicators in una dashboard specifico per ogni modello contrattuale. Uno strumento dinamico e potente che, grazie agli smart legal contracts, se sfruttato al meglio, migliora la produttività dei dipendenti e l’efficienza dell’azienda. 

Ma non finisce qui: ecco tutte le funzionalità di Trakti.