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Rendere esecutivo un contratto sembra un processo abbastanza semplice. È l’ultima fase del processo di gestione dei contratti e molto spesso le aziende cadono nel tranello di non monitorarlo attivamente. Ci sono molte attività che possono andare storte.
Per tutte le aziende è fondamentale imparare a monitorare la fase di esecuzione dei contratti e con questo articolo vogliamo spiegarvi perché è così importante.
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I contratti sono un elemento di primaria importanza per tutte le transazioni di un business. Ma le recenti turbolenze di mercato hanno evidenziato quanto la digitalizzazione dei processi e un’adeguata gestione del rischio siano aspetti fondamentali.
Questo riguarda in maniera particolare la gestione del rischio delle controparti. Nei contratti legali fisici “convenzionali”, le parti solitamente si conoscono e firmano i contratti con una firma manoscritta/digitale, a seconda della forma e dei requisiti legali del contratto stesso.
I contratti sono statici ed è pertanto ancora necessario molto lavoro di back-office per la loro finalizzazione. Ma per quanto riguarda gli Smart legal contract, in che modo le parti possono firmarli e convalidarli?
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La trasformazione verso i contratti digitali, ossia contratti legalmente stipulati a distanza, ha conosciuto un significativo slancio, con la loro adozione che diventa sempre più diffusa.
La digitalizzazione dei contratti ha di fatto semplificato l’intera procedura, consentendo di automatizzare tutte le fasi pre-contrattuale, inclusa la fase di firma. In molti casi le attività negoziali fra le parti avvengono ancora attraverso un laborioso scambio di email e di formati word con track changes che ne rallentano la velocità e rendono molto laboriosa la comparazione delle modifiche e le procedure interne di condivisione ed approvazione. In ogni caso una volta raggiunto un accordo in genere una delle parti produce un documento in formato pdf che può essere siglato dalla controparte.
Attraverso una piattaforma end-to-end siamo oggi in grado di automatizzare tutte le fasi di una trattativa, dalla negoziazione all’accettazione del contratto, inclusa la firma digitale.
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Con l’innovazione tecnologica, un numero sempre maggiore di organizzazioni sta adottando la firma elettronica, in quanto efficiente, sicura, affidabile e rapida rispetto alla firma tradizionale.
La firma tradizionale dei documenti implica la stampa dei documenti, la loro firma, l’invio per posta o anche per e-mail, l’archiviazione, il loro successivo invio e molto altro ancora, il che comporta lo spreco di carta, tempo e denaro.
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Le soluzioni end-to-end sono tecnologie che permettono di monitorare un processo di business dall’inizio alla fine. Una piattaforma end-to-end è quindi una soluzione attraverso la quale è possibile gestire e monitorare l’intero flusso di lavoro, migliorando al tempo stesso anche la customer experience.
Anche il processo contrattuale può avvalersi di una soluzione end-to-end per gestire i contratti, inclusa la firma.
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La firma elettronica nei contratti è uno strumento fondamentale per l’attivazione degli Smart contracts. I contratti intelligenti e digitali offrono una maggiore garanzia di sicurezza rispetto ai contratti tradizionali, rappresentano un sistema più agile per le aziende e offrono molteplici vantaggi tra cui l’abbattimento dei costi. L’uso della firma digitale sugli smart contracts garantisce in primo luogo la sicurezza di tutte le informazioni. Grazie alla tecnologia blockchain applicata, le transazioni diventano più veloci e più protette.
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Per velocizzare il flusso approvativo e acquisizione firme, nel processo di contract management non si può prescindere dal collaborare attivamente e meglio con il proprio team di lavoro, prima ancora di avviare una trattativa con il cliente o il fornitore di turno. Altrettanto importante è riuscire a gestire agilmente l’intera trattativa contrattuale con la controparte, dalla negoziazione dei termini al processo di firma. Tuttavia, il flusso approvativo interno spesso si rivela un percorso a ostacoli e l’acquisizione delle firme – specialmente in tempi di pandemia – non è semplice come dovrebbe. La soluzione? Digitalizzare l’intero processo!
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