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Qual è il valore economico di un contratto scritto bene e debitamente concordato tra tutte le parti interessate? Che importanza hanno le persone che vi ruotano intorno nelle singole fasi dello stesso?
Di solito le risposte diventano più chiare solo al verificarsi di un problema, quando ahimè è troppo tardi per riavvolgere il nastro e avere così la possibilità di ricominciare tutto da capo, evitando criticità ed errori che a ben vedere sono sempre gli stessi. Errori spesso frutto di un’organizzazione interna caotica, di una comunicazione frammentaria tra le parti coinvolte, interne ed esterne all’azienda; difficile nei modi e nei tempi.
Sarebbe certamente più facile se si potesse centralizzare il maggior numero possibile di informazioni e dati rilevanti in un unico spazio virtuale, che consente di tenere sotto controllo tutte le fasi del contratto, tracciando richieste, modifiche, integrazioni e comunicazioni.
I legali sempre più spesso non si ritrovano nella posizione di offrire prestazioni di valore e di controllo sul lifecycle del contratto, bensì a doversi districare tra problemi che a volte rappresentano solo una gran perdita di tempo e, soprattutto, non compete a loro risolvere.
Quante volte vi è capitato di dover rincorrere le persone attraverso piani e uffici per raccogliere una firma interna o di ritrovarsi nella situazione di dover posticipare la sottoscrizione del contratto con il cliente perché ci si è dimenticati di allegare tutti i documenti necessari? Non sarebbe forse più facile adottare un sistema di firma elettronica?
A chi non succede di scrivere post-it o grandi punti esclamativi in agenda per ricordare di gestire scadenze e rinnovi nel rispetto dei termini concordati in contratto? Bella sfida! Tanto più che un errore di questo tipo comporta per l’azienda notevoli perdite e svantaggi economici.
Non sarebbe male disporre di un sistema semplice ma efficace che allerta le scadenze attraverso l’invio di promemoria nella dashboard, nel tab delle notifiche e via email!
E che dire della mole di tempo e lavoro richiesto in caso di onboarding di nuovi clienti o fornitori? Possibile che anche in questa attività, così cruciale per l’azienda e soggetta a stringenti normative, non si possa trovare una soluzione sicura, compliant e veloce?
A ben vedere sì! La tecnologia offre una soluzione attraverso sistemi integrati KYC (Know Your Client) e AML (Anti-Money Laundering) che facilitano l’onboarding e semplificano i controlli delle identità e il rating di clienti e fornitori.
Ma allora c’è una soluzione alla varietà e molteplicità dei problemi che quotidianamente un legale è chiamato ad affrontare? Come si fa a costruire contratti efficienti, mantenere il controllo sul ciclo di vita del contratto, evitare rischi, essere compliant, conseguire risultati di valore e soddisfare così bisogni ed aspettative dell’azienda?
Secondo voi qual è la risposta a tutte queste domande?
Lo scoprirete nella seconda parte dell’articolo.
Se invece non potete aspettare… 🙂
