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Nella prima parte di questo articolo abbiamo parlato di come il legale dell’azienda spesso è coinvolto in problematiche inerenti ad un’inefficiente organizzazione del lavoro dovuto alla mancata digitalizzazione dei contratti; ciò che è più grave è che questo non gli/le permette di offrire una prestazione di valore e di controllo sul lifecycle del contratto.
Le organizzazioni funzionano molto meglio quando i diversi processi e – nel nostro caso – le singole fasi di vita dei contratti sono ottimizzate. E l’ottimizzazione si conquista grazie alla digitalizzazione dei processi e dei documenti in generale e dei contratti in particolare.
Uno spostamento di focus: il digitale come incrementale e non disruptive.
L’azienda può e deve supportare l’ufficio legale sviluppando maggiore consapevolezza sulle tematiche digitali e sull’utilizzo di soluzioni informatiche, al fine di creare valore e agilità permanente. Si tratta di uno spostamento di focus: considerare lo strumento digitale come incrementale e non disruptive.
A tal scopo, la tecnologia offerta da Trakti, sotto forma di sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), rappresenta un alleato per il legale poiché permette, fra i vari altro servizi, di:
- importare o generare, modificare e contrassegnare template contrattuali;
- condividere e accedere a documenti, fonti e contratti agevolando l’operatività senza vincoli di spazio e tempo (in altre parole “l’ufficio sempre con me!”), con potere di controllo sui permessi e autorizzazioni;
- creare e condividere con il cliente nuove trattative: le parti coinvolte nella formazione e conclusione del contratto utilizzano, in modo collaborativo, la stessa piattaforma, tracciando richieste, modifiche, integrazioni e comunicazioni. Questo modus operandi consente di creare una maggiore vicinanza e simmetria fra le parti, azioni e reazioni rapide, agilità comunicativa e risparmio di tempo;
- allertare le scadenze attraverso l’invio di promemoria nella dashboard, nel tab delle notifiche e via email;
- utilizzare la firma elettronica avanzata. Non servirà più rincorrere le persone attraverso piani e uffici per raccogliere una firma interna; la controparte inoltre firmerà il contratto grazie alla condivisione della stessa piattaforma in modo facile e sicuro;
- automatizzare i pagamenti attraverso PayPal, gateway bancari e Tokens con gli Smart Contract;
- fornire integrazioni KYC e AML con software di terze parti per facilitare l’onboarding e semplificare i controlli delle identità e il rating di clienti e fornitori;
- gestire la contrattualistica da mobile, permettendo agli agenti e rappresentanti di attivare gli ordini raccolti fuori sede in tempo reale;
- comparare offerte: Trakti genera in automatico una griglia comparativa che semplifica la valutazione delle offerte ricevute;
- notarizzare ovvero registrare i contratti su blockchain;
- creare gruppi di lavoro (Workgroups) che collaborano online su specifici progetti o trattative, comunicando in modo facile, veloce e condividendo informazioni e documenti;
- avere delle pagine personalizzate (landing pages) per ogni campagna di adesione contrattuale;
- collegare Trakti con eventuali software già in uso e piattaforme come CRM, ERP, SAP nonché le piattaforme dei clienti;
- centralizzare il maggior numero possibile di informazioni e dati rilevanti in un unico spazio virtuale.
È ora di dare alla tua azienda e alle risorse umane un’opportunità di crescita maggiore, adottando misure correttive che passano necessariamente attraverso il digitale, trovando l’alleato giusto che ti guidi nel processo di implementazione CLM.
